組織を動かす情報共有の役割 - 佐賀のコンサルティング会社

社長に経営のキズキを与え会社の成長発展に貢献したいと切に願う、事業成長コンサルタントの藤波誠司です。

今日のお話しは、「組織を動かす情報共有の役割」です。

あなたは、会社の組織を動かすの四苦八苦した経験はないですか？

小さな会社ほど、人数が少ないから、事務所も小さいからと、情報共有や情報伝達を軽視している中小企業の経営者を見かけることがあります。

以前はIT化や、最近であればDX化が必要だと世の中では言われているのに、自分には関係ないと思っているから、IT化になんか投資するわけないですよね。

なぜ情報共有や情報伝達の仕組みが必要なのか

じゃあなぜ、情報共有や情報伝達の仕組みが必要なのか？

家族経営であれば、日常の意思疎通や思っていることがわかっているので、情報に関する仕組みは必要ないかもしれません。

ただ他人である社員が、１人でも入ってきて、それが３人、５人と増えてくれば、組織になってきます。

そうなると、昔からの知り合いでもないので、相手の思っていることや、やりたいことが解らない、だから情報共有や情報伝達の仕組みが必要になりますよね。

情報共有するということは、今いる社員間だけで共有すると考えずに、過去から現在、そして未来の社員間で情報を共有すると考えるとその意味の大きさに気づいてもらえると思います。

現時点では社員数が１０人だとしても、過去の退職者をカウントしたらどうなりますか？

仮に過去５年間の退職者が、２０人〜３０人いたとしたら膨大な量の情報になりますよね。

その膨大な情報の中には、顧客情報やその社員が経験した出来事、もしかすると顧客との約束事なんかもあるかもしれません。

組織として、事業をおこなっている以上、社員が辞めました、「はいその約束事しりません」なんと言えないですよね。

そんな無責任なことしてたら、それこそ顧客にそっぽを向かれてしまいます。

私の知っている経営者の方で、１０年前から毎週月曜日に全社員に向けて情報伝達する「週１メッセージ」を発信されている方がいます。

そこに書かれている内容は、その時、その週の経営上のトッピクスであったり、経営方針の説明や徹底に関する内容を記載されていました。

この内容は、アーカイブに保存されいつでも見れるようになっています。

そのメッセージは今いる社員に向けて書いていますが、新卒や中途で入ってくる新しい社員も、それを読めば、会社の流れや、過去からの経緯が分かるようになっています。

それを読めば、今、会社でやっているルールや手順なども、過去の色々なトラブルや改善によって作られているものだということがわかるわけです。

全部読むとなると少し面倒かもしれませんが、過去から現在そして未来への情報共有のやり方としては、とてもいいやり方だなと思いますね。

そして情報伝達は、タイミングを伝えるものだと考えればいいと思います。

戦国時代であれば、突撃のタイミングで法螺貝や太鼓を叩いて、合図しないとタイミングが解らないわけです。

現在であれば、スマートフォンやタブレット、パソコンなどに、メールやチャット、LINEなんかに情報を送ることができて、いつでも情報を確認することができます。

そうなると、小さな企業でも、情報共有や情報伝達する仕組みに投資することは、これから必須になってきますよね。